10月25日下午16：30，摇篮工程师协会秘书部与外联部于5号宿舍楼辅导员社区召开模型大赛专项筹备会议。两部门全体成员参与本次会议，由秘书部部长周雨钦和外联部部长郜文怡主持，共同研讨教师邀请、赛事宣传、流程安排、物料准备等大赛全流程后续工作，细化完善整体筹备方案。

会议首先敲定指导老师邀请方案，确定了专属邀请贺卡的设计风格、文案内容与递交时间，以严谨细致的方式完成嘉宾邀约工作。同时，两大部门重点协商大赛后续各项核心事宜，宣传部明确赛前预热推文、海报制作、现场拍照记录、活动宣传总结等工作任务。

两部门统筹梳理赛事报名统计、参赛信息整理、赛场物资筹备、场地布置规划、比赛流程对接、获奖名单汇总及赛后资料归档等相关工作。参会人员逐一明确分工、敲定工作时间节点，针对赛事开展中的细节问题、突发情况预案展开讨论，确保各环节无缝衔接、有序推进。

本次会议条理清晰、分工明确，高效落实了模型大赛各项后续筹备事宜。进一步增强了部门协作凝聚力，为本次模型大赛高质量、规范化、圆满顺利举办夯实了坚实基础。