2018年4月9日12时，土木建筑工程学院在1-108教室召开校第十二届运动会筹备工作会议，会议由学工办主任潘晶主持、团总支书记杨柳、团总支副书记吴乐和团学联主要干部参加。

会上，杨柳老师传达了《武汉华夏理工学院第十二届运动会议程》和《第十二届运动会“体育道德风尚奖”评比条例》，从运动会报名、方阵训练、看台驻守人员配置、宣传稿件的组织等各个方面做了说明。他要求运动会期间人员整齐，精神饱满，做到大本营管理规范有序、环境整洁，工作人员及观众热情观赛、举止文明。希望运动员遵守竞赛规则、规程、赛区纪律和社会公德，比赛期间不发生违纪现象。

潘晶主任强调了学院对运动会的重视度。要求团总支认真组织，团学联各部门明确分工、团结协作，共同做好运动会的准备工作，为参加运动会的同学创造良好环境、提供优质服务。随后，她结合往年运动会的工作经验对团学联各部门人员分配、现场布置、应急事故的处理等事项做出了具体安排。

本次会议对运动会准备工作作了整体安排，强调了其重要性，并且“细化分工、责任到人”，在明确任务的基础上，加强了学生会各部门团结协作，为运动会的顺利召开奠定了坚实的基础。