为了明确体育文化节各项筹备工作的具体任务和责任，确保活动的顺利举行，公体课部于10月17日中午12:30在田径场办公室召开了公体课部体育文化节筹备工作会议。会议邀请了学院学工办主任陈世益，会议由张莉萍主任主持，公体课部全体教师参会。
会上，张莉萍主任强调了本次体育文化节的重要性，体育文化节作为学校的一项重要活动不仅是对学生体育精神的弘扬，更是对体育部组织能力和管理水平的一次全面检验。会议明确了体育文化节出席开幕式的领导、嘉宾名单、流程和场地布置等事项，并对本周六即将进行的新生体质测试挑战赛各项筹备工作进行了详细梳理。
随后胡波主任对于新生体测挑战赛的裁判工作进行梳理，明确各测试项目的负责教师、比赛地点、测试方式及其他注意事项等。学工办主任陈世益对参加活动的志愿者们进行赛前培训，对精神面貌、工作纪律、具体分工等作出明确要求，体院志愿者表示将以最饱满的热情配合教师裁判助力活动顺利开展。
最后，教师团队就具体筹备事项进行了深入交流与讨论。大家纷纷表示，将全力以赴，密切配合，确保各项筹备工作有序推进。同时针对如何提升活动影响力、如何保障参赛学生安全、如何优化赛事组织流程等问题，与会教师提出了许多建设性意见和建议，为筹备工作提供了有力支持。
