关于毕业生档案的传递与查询问答

    为方便我院毕业生了解本人档案的基本内容和作用，明确毕业生档案的传递过程和查询方法，学工处档案室特设计了以下问答，供广大毕业生参考。

    1、问：毕业生档案的基本内容有哪些？

    答：毕业生档案材料包括：（1）学生入学材料（高中部分）、高考报名登记表和体检表；（2）学生信息登记卡（入学时填写）；（3）入学体检表；（4）学籍成绩表；（5）毕业生登记表；（6）党、团材料（包括入党、入团志愿书、申请书、考察培养表等材料）；（7）毕业生体检表；（8）全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证；（9）奖励证明材料；（10）违纪处分材料。其中（1）—（8）为档案中的必需材料；（9）—（10）为事发材料。

    2、问：毕业生档案的作用是什么？

    答：毕业生档案在毕业生就业后统称为“人事档案”，主要是起凭证、依据、参考的作用。如在办理转正定级、申报职称职务、办理养老保险、开具考研或出国证明等相关材料时，都需要档案中的材料作为依据，档案中的相关材料也是单位选拔用人的重要依据。

    3、问：在与用人单位签订“就业协议书”时，要向用人单位问清档案接收地址吗？

    答：一定要问清接收档案单位的全称和详细地址，并将这个单位的全称和详细地址认真填写在“就业协议书”的相应栏目中。档案接收单位必须是有档案管理权限的，即县（团）级以上国家机关、地（市）级以上单位直属的厂矿、地（市）级以上国有公司、上市股份公司、大型中外合资企业的中方组织和其他相等单位。如单位没有档案管理权限的，档案就只能放在人才服务中心托管。

4、问：可以不参加学校组织的毕业体检吗？

答：毕业生可以不参加学校统一组织的体检，但毕业生体检表是毕业生人事档案不可以缺少的重要组成部分，毕业生可以就近在县级以上医院进行体检，将体检表交给辅导员。如果有的毕业生在单位进行了体检，可将体检表的复印件留给单位，将原件交给学校，学生档案中不可以放入复印件。

    5、问：毕业生档案是怎样传递的？能否自带档案？

    答：毕业生档案传递的去向是根据《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》（简称《报到证》）上的主管单位进行传递。依据《中华人民共和国保守国家秘密法》有关规定，学生档案必须通过机要局进行传递，不能由学生本人或家长自带。

    6、问：改派毕业生的档案如何办理？

    答：毕业生在与原签约单位毁约或解除协议时，如档案已经寄往该单位的，请原单位将档案寄往重新签约的单位或将档案退回学校档案室。

    7、问：如果毕业生既未落实就业单位，又未到人才交流中心办理档案托管手续，那么档案寄往何处？

    答：按照相关规定，如毕业生暂时不就业的，应将档案放到人才服务中心托管。如未办理托管手续，档案应寄回原籍所在的地（市）级毕业生分配办公室或人事局。学校不保管毕业生档案。

    8、问：毕业生档案有必要查询是否到了吗？如何查询？

    答：毕业生应在当年9月之前向档案接收单位查询档案是否已到。查询去向请按《报到证》上的主管部门查找。如档案接收单位确实未收到档案，请及时与学工处取得联系，查询档案去向。(联系电话：027-81695546)

特别提醒：档案跟随本人一生，请同学们抱着对自己负责的态度认真对待需要放入档案的各种材料，务必内容真实，字迹工整，纸面整洁。