为规范新学期青协日常事务管理，提升秘书部统筹服务能力，2025年9月30日，信息工程学院青年志愿者协会秘书部在扬帆华夏职业生涯工作室202召开部门例会。秘书部部长耿宁欣及全体部员参会，会议由耿宁欣主持。
会上，耿宁欣回顾上学期工作，肯定部员在会议记录、档案整理、物资登记等方面的成效，同时指出文档分类不清晰、部门需求响应不及时等问题。
随后，耿宁欣明确新学期重点任务：一是优化文档管理，梳理资料分类标准，建电子档案库；二是完善会议服务，提前筹备会议、会后24小时内同步纪要；三是强化后勤保障，盘点物资并建立申领归还制度；四是协助会长团跟进部门进度，每月汇总工作简报。
会议最后，部员围绕分工讨论，提出“制文档指引手册”“设物资管理专员”等建议。耿宁欣表示将整合意见完善计划，明确职责与时间节点。此次例会为秘书部划定工作方向，助力提升青协事务管理效率，为后续志愿服务开展筑牢基础。
